KI in der Verwaltung: GKD Recklinghausen und STACKIT

Digitale Verwaltung: effizient, sicher und datensouverän.

Nahaufnahme von Händen, die an einem Laptop arbeiten und einen Eingabestift halten. Über der Tastatur schweben blaue, digitale Symbole für künstliche Intelligenz (AI-Symbol in Gehirnform), Datensicherheit, Ordner und Dokumentenverwaltung. Das Bild ist KI-generiert.

GKD Recklinghausen modernisiert kommunale Prozesse

Die öffentliche Verwaltung steht vor einem Dilemma: Prozesse sollen beschleunigt werden, digital und modern sein, ohne die ohnehin knappe Personaldecke zusätzlich zu belasten. Der Wunsch nach KI-gestützter Effizienz ist groß. Gleichzeitig bremst jedoch die Sorge um hochsensible Bürgerdaten Innovationen oft aus. Die GKD Recklinghausen zeigt, dass die strengen Compliance-vorgaben in der öffentlichen Verwaltung kein Ausschlusskriterium für Innovation bedeuten müssen: Mit einer dedizierten, souveränen KI-Umgebung von STACKIT digitalisiert der IT-Dienstleister kommunale Prozesse wie den Posteingangsscan sicher und agil.

Die Herausforderung: Innovation und Datensicherheit

Zunächst stand die GKD Recklinghausen vor der aktuellen Herausforderung einer jeden öffentlichen Einrichtung: Kommunen wollen und müssen von den Möglichkeiten Künstlicher Intelligenz profitieren. Auch die GKD Recklinghausen hatte ein klares Ziel vor Augen: Moderne KI-Sprachmodelle sollten gezielt im Posteingangsscan eingesetzt werden, um Inhalte automatisch zu klassifizieren, Handschriften besser zu erkennen und umfangreiche Dokumente prägnant zusammenzufassen.

Im öffentlichen Sektor ist die Hürde für den KI-Einsatz jedoch deutlich höher als in der freien Wirtschaft. Es geht um hochsensible Bürgerdaten. Strenge gesetzliche Vorgaben auf nationaler und europäischer Ebene erfordern höchste Sicherheitsstandards. Für die GKD war klar: Die Nutzung herkömmlicher, öffentlicher KI-Dienste ist absolut ausgeschlossen. Es musste zu 100 Prozent garantiert sein, dass keinerlei Daten nach außen abfließen und die verarbeiteten behördlichen Inhalte unter keinen Umständen für das Training fremder KI-Modelle verwendet werden.

Die GKD Recklinghausen suchte daher einen Partner, der nicht nur technologisches State-of-the-Art-Know-how mitbringt, sondern diese extrem hohen Anforderungen an Sicherheit, Stabilität und Kontrolle lückenlos erfüllen kann.

Die Lösung: Absolute Datensouveränität und KRITIS-Erfahrung

Ein Unternehmen, das genau diese Kombination aus KI-Expertise und absoluter Datensouveränität in sich vereint, ist STACKIT. Als Teil der Schwarz Digits und somit der größten Handelsgruppe Europas (Schwarz-Gruppe) bringt STACKIT tiefe Erfahrung im Umgang mit KRITIS-Anforderungen und dem Schutz sensibler Daten in hochverfügbaren, deutschen Rechenzentren mit.

Die Lösung für die GKD bestand im Aufbau einer maßgeschneiderten, dedizierten KI-Umgebung, die exklusiv und strikt isoliert für den IT-Dienstleister betrieben wird.

„Die Digitalisierung der Verwaltung darf nicht an Sicherheitsbedenken scheitern, sondern muss durch die richtigen technologischen Partnerschaften ermöglicht werden. Gemeinsam mit der GKD Recklinghausen haben wir bewiesen, dass eine souveräne Cloud-Infrastruktur die notwendige Freiheit schafft, um modernste KI-Anwendungen rechtssicher und effizient in den kommunalen Alltag zu integrieren. Wir liefern hier das Fundament, auf dem die Verwaltung der Zukunft eigenständig und handlungsfähig wachsen kann.“

Gabriel Becker

Bereichsleiter Sales Public Sector & Defence, STACKIT

Das Projekt: Von der agilen Testphase in den sicheren Produktivbetrieb

Um keine Zeit zu verlieren, wählten die Projektpartner ein agiles Vorgehen. In einer initialen Staging-Phase nutzte die GKD die bereits bestehende öffentliche STACKIT-Infrastruktur, um die geplanten Anwendungsfälle mit vollständig anonymisierten Daten frühzeitig zu erproben. Auf diese Weise konnten Prompt-Design und Integrationslogik validiert werden, noch bevor der Aufbau der Produktionsumgebung startete. Gleichzeitig stellte die GKD so sicher, dass die neuen Prozesse von Beginn an praxistauglich und maximal nutzerfreundlich für die Verwaltungsmitarbeitenden gestaltet sind.

Nach erfolgreichem Testlauf stellte STACKIT in kürzester Zeit die dedizierte, sicherheitsgehärtete KI-Umgebung bereit. Das System ist so flexibel konzipiert, dass unterschiedliche Sprachmodelle bei Bedarf gewechselt oder erweitert werden können. Das bedeutet maximale Unabhängigkeit für die Kommunen.

„Durch die Kooperation mit STACKIT konnten wir in kürzester Zeit eine Lösung etablieren, die unsere strengen Sicherheitsvorgaben im Umgang mit Bürgerdaten vollumfänglich erfüllt und gleichzeitig hochperformant arbeitet.“

Stefan Krüger

Teamleiter Applikationsmanagement und Prozessintegration – Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen Zweckverband

Das Ergebnis: Effizienz und zukunftsweisende Bürger-Services

Der Einsatz hat sich gelohnt: Im Scan- und Workflow-System übernimmt die gemeinsam aufgebaute KI nun die Inhaltszusammenfassung, was die Zeiten bei der Posteingangs-Validation und Überführung in die elektronische Akte massiv verkürzt.

Bürger und Kommunen profitieren so von kürzeren Bearbeitungszeiten im Posteingang. Weiterhin ist die Sachbearbeitung gegenüber Bürgerinnen und Bürgern schneller auskunftsfähig.

„Durch diese Kombination aus klassischer Dokumentenverarbeitung und modernen Sprachmodellen können wir unseren Kunden deutlich mehr Komfort und Effizienz in ihren Geschäftsprozessen bieten."

Stefan Krüger

Teamleiter Applikationsmanagement und Prozessintegration – Gemeinsame Kommunale Datenzentrale Recklinghausen Zweckverband

Die KI-Reise im Zweckverband der GKD Recklinghausen hat gerade erst begonnen. Denn die von STACKIT eingerichtete, dedizierte Umgebung dient als stabile Plattform für weitere mögliche Vorhaben. Die Use-Cases, die sich teilweise bereits im Proof-Of-Concept befinden sind dabei sehr unterschiedlich:

Die Ergebnisse auf einen Blick

State-of-the-Art Funktionen

Sicheres Angebot von Inhaltsklassifizierung, Handschrifterkennung und intelligenter Inhaltszusammenfassung in der Posteingangsdigitalisierung

Zukunftssichere Plattform

Eine skalierbare Basis zur Umsetzung weiterer KI-Use-Cases (CMS, Web-Chat, RAG)

Starker Technologiepartner

Mit STACKIT anspruchsvolle KI-Projekte sicher, transparent, agil und effizient in bestehende Geschäftsprozesse integrieren

Mann mit Handy in der Hand und geöffnetem Laptop.

Sie stehen vor ähnlichen Herausforderungen zwischen Innovationsdruck und Datenschutz? Erfahren Sie, wie Sie mit der souveränen Cloud von STACKIT technologische Hürden überwinden und Künstliche Intelligenz sicher für Ihren Wettbewerbsvorteil nutzen. Wir beraten Sie gerne weiter.

Kontaktieren Sie unsere Experten

Über die GKD Recklinghausen

Als öffentlicher Zweckverband und kommunaler IT-Dienstleister für den Kreis Recklinghausen und acht seiner Städte ist die GKD Recklinghausen gestaltende Kraft und unterstützt mit ihren Lösungen maßgeblich den Strukturwandel. Als modernes Unternehmen bietet sie ein breites Produkt- und Dienstleistungsportfolio für die Verwaltungen an. Darunter leistungsfähige Scan- und Workflow-Systeme mit denen dokumentenbasierte Geschäftsprozesse digitaliisert, automatisiert und revisionssicher abgebildet werden.